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试论投标文件中的信息模块化管理

2018-12-27

 

投标文件中的信息涉及面广、内容繁多、容易出现漏洞,规范管理难度大,且易于给围标、串标留下可乘之机,破坏招投标的公开、公平和公正性,影响招投标的质量。因此,强化投标文件中信息资源的科学分类管理势在必行,模块化是投标文件中信息规范化管理的必要手段,基于数字化技术的投标文件信息模块化管理也是招投标工作转型升级的重要实现途径。

 

 

 

投标文件分别由不同的潜在投标人依据各自对招标文件的理解进行编制,由于在招标文件中往往难以对招标的响应细节列出详尽要求,因此不同的潜在投标人编制的投标文件对招标文件的响应程度存在一定的离散性,同时招标文件一般也给予投标文件的响应度一定的偏差许可范围,即在一定偏差范围内,认定投标文件都是合格的。在此背景下,投标文件中的信息规范性较差、详略不等、存在较大的混乱性。众所周知,投标文件中所提供的投标信息的真实性、客观性和完备性对于招投标来讲具有非常重要的意义,强化投标信息的规范化是完善招投标领域法治化和规范化的一项重要且艰巨的任务。为了有效推进投标信息的科学管理,本文提出投标信息的模块化管理理念,阐述投标信息模块化管理的动因,初步探讨投标信息模块化管理的内涵和意义,并在此基础上进一步论证其可行性。

一、提出投标信息模块化管理的动因

投标文件是响应性文件,按照招标文件的要求编制,其中包含了丰富的投标信息,这些投标信息可以分为不同的类型,如果能够把这些信息归入几个不同的模块中,把这些信息模块作为基本单元组成投标文件,可以进一步规范投标信息,确保投标文件的客观性、可靠性和完备性,从而提高投标文件的质量。投标信息模块化管理的提出主要是基于以下背景。

1.投标文件编制人水平的局限性和相关信息提供者的责任模糊常常导致在投标文件中存在这样那样的缺陷

在长期的招投标实践中,笔者发现,由于投标文件的编制存在一定的自由度,且系投标人根据招标文件的要求自行编制或委托第三方制作。无论是何种情况,都有可能由于编制人的专业知识水平的局限,对招标文件具体条款的理解存在一定偏差。因此,一些原本素质较好的潜在投标人可能由于在投标文件编制中存在某些瑕疵,导致其在评标中失去优势,甚至被判定为不合格投标人,对投标人造成较大的机会损失,同时也使招标人错失优秀的潜在中标人。

投标文件在基本满足招标文件要求的前提下,存在一些细节上的疏漏是招投标实践中的常见现象,这从一个侧面反映出在 2000 侗晡募闹谱髦腥狈蒲У男纬苫疲侗耆私霭凑兆约憾哉斜晡募睦斫獗嘀仆侗晡募乇鹗窃谡斜晡募蟠嬖谝欢:缘哪承┨蹩钌希痹谕侗耆送岩宰既钒盐眨斐稍谕侗晡募兴允镜男畔⑾曷圆坏龋踔脸鱿秩毕睢

投标文件中引用信息的相关责任人责任不明晰也是导致投标文件信息混乱的原因之一,投标文件中虽然有法人和委托代理人签字,但投标文件所涉及的内容繁多,既有商务方面的,也有技术方面的,这些信息往往来自企业的不同部门,其信息的取舍决定于具体编制人的主观理解,法人或其委托代理人往往对投标文件的审核难以做到精准把握和面面俱到,实行投标信息的模块化管理可以有效防止这种情况的发生。

2.现行投标文件的编制效率较低、质量较差

从目前投标文件的编制情况来看,编制效率较低,质量也较差。有的投标企业编制认真,制作的投标文件质量较好,但需要耗费较多的人力资源,传统的纸质投标文件还会造成更多的浪费,增加投标成本;还有的投标企业贪图省事,往往在投标文件的制作中简单套用以前的投标文件,只做一些小修小改,或者仅仅是更换名称,有许多内容简单地从原先的投标文件中复制而来,这样形成的投标文件信息不规范、漏洞百出,有些信息已经过时,有些错误又延续下来,造成投标文件的质量较差。

3.投标文件编制中存在的信息自由裁量空间被围标、串标者利用

投标文件中出现的缺陷,在更多情况下是属于某些投标人故意所为,这些投标人一开始就是作为陪标人出现在招投标活动中,他们已经从预定的中标人那里得到一定的好处或者承诺,因此在投标中并非为了谋求中标,而是为了充数,他们在投标文件的编制中仅仅是能够基本满足招标文件对投标人资质要求,可以作为合格投标人参加投标,在此基础上,又故意丢失一些关系到得分高低的信息,如招标文件要求提供投标人近三年的同类业绩,并要求以中标书、合同文件和竣工验收书三者同时具备作为评分的条件和依据,在陪标人的投标文件中常常短缺其中的某项内容,得分自然较低,这样他们就可以顺利地完成其陪标人的作用。可见,投标信息存在的自由度容易被围标、串标者所利用,造成招投标乱象。为此,通过实行投标信息的模块化,强化投标文件的规范性,构建科学的投标文件形成机制,对于铲除围标串标现象是十分必要的,也是强化招投标活动法治化的重要环节。

投标文件的规范性与招标文件的规范性有紧密的联系,无论是由哪种原因造成的招标信息不规范现象,都会对招投标活动产生严重的负面影响。

表现在招标文件中,对同类型不同单位的招标文件进行对比,可以发现它们对投标人的资质、业绩、人员等要求宽严和详略不等,有时还存在较大的差别,特别是在认定条件上制定条件比较随意,如在业绩认定上有的要求有合同即可,有的要求同时具备中标通知书、合同与验收报告,有的要求有复印件即可,还有的要求必须要原件才能算数,还有的招标文件一些条款表述模糊、模棱两可,存在理解上的歧义,影响投标对招标的准确响应,给评标带来了一定的不确定性,对招标活动产生了一定的负面影响。

表现在投标文件中,有些投标人在财务报表、人员资质方面存在借用挂靠等现象,更为普遍的是不少投标企业故意隐匿某些信息,如少报或不报同类工程业绩,或在业绩报告中故意不按照招标文件的要求内容与格式提供,以完成自己在投标中充当的陪标角色,这种故意隐匿信息情况对于投标人来讲好像仅是疏忽大意,不是什么大的问题,但笔者认为这种情况其实质也是一种弄虚作假的变种,也是一种造假行为,虽然这种造假造行为更隐蔽、难以查处,有粗心大意的托词,但这种行为却使一些围标串标行为顺利得逞,其危害不容忽视,可以说这是围标串标现象的实现方式之一。由此衍生出的形形色色围标串标现象,也是围标串标的重要特征,对招投标活动存在严重的危害,必须从制度和科学设计上加以杜绝。

二、投标信息的模块化管理内涵

投标信息的模块化管理要求投标人把投标信息依据招标文件的要求,以投标信息模块为单元组成完整的投标文件,且投标信息模块单元一般不能分割使用。投标信息的模块化管理的具体内涵如下。

1.投标信息按照属性与特征分门别类地划分为若干模块单元

投标信息的模块划分主要根据投标的需要进行分类,依据招标文件的基本要求和方便参加招投标活动为原则,可分为基础信息部分和专项响应部分。基础信息部分有资质模块、分类产品技术参数模块、荣誉模块、人力资源模块、分类业绩模块等。其中资质模块主要是投标企业的基本信息,包含企业的三证合一的营业执照、各类资质、生产经营许可证、安全生产许可证等;财务信息模块有财务审计报告、纳税情况、社保情况等基本情况,是参加各类投标活动的必需的基础信息;人力资源模块主要介绍企业的管理和技术人员的构成情况;产品信息模块企业可根据产品的分类分为若干子模块,每个子模块详细介绍某系列产品的相关资料;分类业绩模块可按照产品或服务的不同系列编制为若干子模块,分别介绍近若干年内每个系列产品或服务的业绩资料。专项响应部分有设计模块、组织施工规划模块、售后服务模块、针对专项服务提供的人力资源和设备情况模块、专项优惠模块等。

2.投标信息模块的科学管理

对投标信息模块的科学管理,一是要从信息的编制入手,逐步形成科学的投标信息模块规范管理模式,要求投标企业按照招标通行规则提供真实、完备的投标信息模块。为了保证信息的真实、客观和完备性,要求信息模块的创建要符合相关程序,如采用规范的计量单位、完备的项目内容,每个模块均应包括目录和内容部分,以方便查询。通过目录内容的连接,确保每个模块信息的完整性,同时要有编制人、审核人、批准人的签字确认,以做到信息责任人明晰,便于责任追究。二是不同的信息模块要按照其稳定性制定合理的更新周期,确保投标信息模块的及时性,并能够客观地反映投标企业的最新情况。三是把信息化模块逐步纳入科学管理轨道,确保信息模块的信息含量、信息安全、使用效率和调用完整性,充分发挥投标信息模块的功能。

3.信息模块的数字化

为了适应招投标的现代化发展和电子招投标的深入发展,要相应提升投标企业的信息数字化水平,实现投标信息模块的数字化。信息数字化首先有利于信息管理,降低信息使用效率和使用成本,同时信息数字化还有利于对信息的修订、存档、核查、复制,有利于信息规范。一方面利用数字化信息有利于在投标的同时扩大对本企业的宣传,另一方面利用数字加密技术又有利于信息的保密,方便对投标信息模块的专业化管理,同时有利于对招投标信息的监督检查,方便对招投标活动开展科学评价。

数字化信息模块的管理可以分为不同的层次:一是在投标企业层面制作管理投标信息模块;二是由专门信息管理服务部门负责编制维护和管理;三是纳入更广大的专门信息系统中。随着社会信息化水平的提升,投标信息数字化模块的管理水平也将会不断提升,从而彻底消除投标信息的混乱性,不断提高招投标的工作效率和质量,营造出更加健康的招投标环境。

4.招标文件应对投标文件中的信息模块化提出统一规范的要求

加强招投标信息的规范化要从招标和投标两方面着手,才能有效推进投标信息的模块化管理。首先在招标文件中要逐步提出由投标信息模块构成招投标文件,要求潜在投标人按照信息模块的组合构成完整的投标文件,在条件成熟时纳入常规性要求。

招标文件对投标文件使用信息模块的要求与投标人编制并使用信息模块作为基本单元构成投标文件必须相一致,逐步形成规范的要求与格式,使招标的规范要求与投标的规范性要求融为一体。只有招标文件与投标文件在数字化投标信息模块上能够科学地对接,才能充分发挥投标信息模块化的优势。

三、投标信息化模块管理的可行性分析

投标信息的模块化管理符合招投标领域法治化和规范化发展的根本要求,也是招投标事业现代化发展的迫切需要,特别是随着电子招投标的深入发展,招投标与信息技术的结合越来越紧密,招投标信息需要在信 172d ⒓际醴⒄沟幕∩闲纬尚碌墓娣丁M侗晷畔⒌哪?榛芾硎钦型侗晷畔⒐娣痘氖迪滞揪叮欣谡型侗旮鞣降母纠妗M侗晷畔⒛?榛木咛迨凳┓桨缚稍诓煌愦沃鸩缴钊肟梗缦仍谕侗昶笠挡忝姹嘀疲菪畔⒎瘛⒐芾矸竦某墒煊敕⒄梗鸩侥扇胱ㄒ敌畔⒎裥幸倒芾怼M侗晷畔⒛?榛氖凳┬问奖冉狭榛睿谙钟屑际跆跫氯菀资迪郑虼送侗晷畔⒌哪?榛芾碓诘鼻熬哂薪锨康目尚行浴

1.投标信息的模块化管理符合法治化与规范化的基本要求,招投标政策环境支持投标信息模块化管理的开展

招投标领域法治化、规范化的持续发展,要求招投标文件越来越规范标准。近年来,有关部门陆续颁布了一系列招投标文件的标准,强化了招投标文件的规范性。投标文件的模块化是规范招投标文件的有效之举,实行投标信息的模块化,能够有效促进招投标文件的规范性,把招投标法规的相关规定通过投标信息的模块化落到实处,完全符合招投标法治化与规范化发展的目的。

2.招投标领域信息技术的发展完全能满足投标信息模块化管理的需要

近年来,信息化发展日新月异,招投标领域的信息化技术也在不断提高。可以说,企业全产业链都离不开信息化技术,特别是投标企业的企业管理、产品开发、合同订立、销售与服务、财务管理和人力资源管理、施工方案设计等都基本上实现了电子化,同时数字化信息的加密处理、电子签章、信息连锁等技术已经成熟,在此基础之上,编制投标信息模块就比较容易实现。

3.投标信息的模块化管理符合招投标各方的根本利益

由于投标信息的模块化管理能够明显促进招投标信息的规范性发展,有利于提高招投标质量,有利于营造招投标公平竞争的良好环境,有利于降低投标成本,因此符合招投标各方的根本利益和长远利益。首先,投标信息的模块化能够提升招标质量,可以为招标人争取到相对更理想的招标结果;其次,投标信息模块化能够净化招投标环境,防范围标串标,有利于营造公平公正的招投标环境,有利于投标企业的健康发展;第三,以模块化的组合方式形成投标文件更能够降低投标企业的投标成本,减轻制作投标文件的成本,同时投标人编制投标文件时可以把主要精力放在专项响应模块部分,更好地响应招标文件的要求,充分展示投标人的优势,使投标文件的质量更高,更有利于提高优秀投标人的投标成功率。同时,投标信息的模块化管理还有利于促进投标企业的信息化水平进一步提高,提升企业的内部管理水平,增强企业的综合竞争力。

 

 综上所述,投标信息模块化管理是根据招投标基本宗旨,在招投标相关法规的基础之上,结合招投标的现实情况提出的创新性观点,旨在确保投标信息的规范性、标准性、及时性和完备性。同时,投标信息的模块化非常有利于电子招投标和远程招投标深入发展的需要。因此,投标信息模块化管理的实行,对于招投标领域将会产生重大影响,特别是在信息化水平不断发展的背景下,开展投标信息的模块化很有必要,也具有较高的可行性。当然,投标信息的模块化管理的具化实施尚需要进一步探讨,希望本文的浅见能够起到抛砖引玉的作用,引起相关方面的重视,通过实施投标信息模块化进一步推进招投标事业的健康发展。

 

  作者:任理庆     

 

(作者单位:任理庆,长治行政学院;李琳,吉林财经大学国际经济与贸易学院)

 

 来源:《招标采购管理》